Dataskydd för registret över arbetssökande

DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR HELSINGFORS TEATERSTIFTELSES / HELSINGFORS STADSTEATERS ARBETSSÖKANDEREGISTER

Upprättad 23.10.2019

1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Helsingfors teaterstiftelse / Helsingfors Stadsteater
FO-nummer: 0116521-0
Adress: Ensi linja 2, 00530 Helsinki
Telefon: (09) 39401 (växel)
Kontaktperson: Minna Santavuori, [javascript protected email address]

2. REGISTRETS NAMN
Helsingfors Stadsteaters arbetssökanderegister (nedan Registret).

3. SYFTET MED OCH GRUNDEN FÖR BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den Personuppgiftsansvariges berättigade intresse, vilket baserar sig på ett sakligt samband mellan den Personuppgiftsansvarige och den Registrerade när den Registrerade söker en anställning hos den Personuppgiftsansvarige.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig även delvis på fullgörandet av en rättslig förpliktelse, till den del den Personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter för att fullgöra arbetsgivarens lagstadgade skyldigheter.

Personuppgifter kan även behandlas med stöd av samtycke i den utsträckning som lagstiftningen förutsätter det, exempelvis när personuppgifter samlas in från andra än den Registrerade själv.

Personuppgifter behandlas för att ta emot och behandla arbetsansökningar, genomföra och administrera eventuella rekryteringsåtgärder samt sköta kommunikationen i anslutning till arbetssökning och rekrytering.

4. REGISTRETS INNEHÅLL
Arbetssökanderegistret innehåller personuppgifter om personer som har sökt en anställning hos den Personuppgiftsansvarige.

Följande personuppgifter kan behandlas i Registret:

• namn och kontaktuppgifter (bland annat telefonnummer, e-postadress, hemadress, postnummer och postanstalt)
• den sökta anställningen
• utbildningsuppgifter (bland annat läroanstaltens namn, examensbenämning och studiernas längd)
• uppgifter om arbetserfarenhet (bland annat arbetsgivaruppgifter, befattning och anställningens längd)
• övriga uppgifter som den arbetssökande själv har lämnat i sin ansökan och meritförteckning, såsom uppgifter om kunnande, egenskaper, fritidsintressen eller färdigheter.

Den Personuppgiftsansvarige samlar i regel in personuppgifter direkt från de Registrerade utifrån de ansökningar som de själva har skickat in. Inom de gränser som lagen tillåter kan den Personuppgiftsansvarige även få uppgifter om de Registrerade från andra källor. Personuppgifter kan också samlas in från referenspersoner som den Registrerade har uppgett.

Om uppgifter samlas in från andra källor än den Registrerade själv ber den Personuppgiftsansvarige i regel alltid om den Registrerades samtycke. Genom att lämna in en arbetsansökan ger den Registrerade tillstånd att samla in uppgifter från en profil som hen har publicerat i professionellt syfte, i den utsträckning som insamlingen är nödvändig och uppgifterna har betydelse för arbetsprestationen med beaktande av den aktuella arbetsuppgiften.

5. UTLÄMNANDE OCH ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER
Uppgifter i Registret lämnas inte ut till tredje parter och överförs inte utanför EU eller EES, om inte den Registrerades samtycke till utlämnandet och överföringen har begärts och erhållits separat. Personuppgifter lämnas dock ut i den utsträckning som den vid var tid gällande lagstiftningen förutsätter.

6. PRINCIPER FÖR SKYDD AV REGISTRET
Vid behandlingen av personuppgifter följer den Personuppgiftsansvarige de omsorgs- och skyddsskyldigheter som föreskrivs i lagstiftningen samt god informationshanteringssed. Endast de av den Personuppgiftsansvariges anställda som behöver behandla personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter har rätt att använda databaser som innehåller personuppgifter. Personuppgifterna förvaras i system som skyddas med brandväggar, lösenord och andra tekniska och organisatoriska metoder som vid var tid är allmänt vedertagna inom informationssäkerhetsbranschen. Material som upprätthålls manuellt förvaras i lokaler där obehöriga inte har tillträde.

7. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER
Den Registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själv som har sparats i personregistret och rätt att begära att felaktiga, onödiga, bristfälliga och föråldrade uppgifter rättas samt att uppgifter raderas. Till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den Registrerades samtycke har den Registrerade rätt att återkalla sitt samtycke.

Om den Registrerade vill utöva sina rättigheter eller har frågor om denna dataskyddsbeskrivning eller behandlingen av sina personuppgifter, ber vi hen kontakta den Personuppgiftsansvarige per e-post på adressen [javascript protected email address].

I enlighet med dataskyddsförordningen har den Registrerade rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om den Personuppgiftsansvarige inte har följt tillämpliga dataskyddsbestämmelser i sin verksamhet ([javascript protected email address]).

8. LAGRINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER
De uppgifter som samlas in i Registret lagras endast så länge och i den omfattning som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med personuppgifterna. I regel kan uppgifterna användas för arbetssökning under sex (6) månader. Lagen kan förutsätta att uppgifterna lagras i ett (1) år från beslutet om anställning (t.ex. vid misstanke om diskriminering). Uppgifterna förstörs senast inom två (2) år. Föråldrade och onödiga personuppgifter strävar man dock alltid efter att radera utan onödigt dröjsmål.

Om den Registrerade blir anställd hos den Personuppgiftsansvarige lagras de uppgifter som hen har lämnat som arbetssökande och som anknyter till arbetssökningen som en del av hens personalprofil, i enlighet med dataskyddsbeskrivningen för uppgifter om den Personuppgiftsansvariges anställda.