Dataskydd i arbetssökanderegistret

HELSINGFORS TEATERSTIFTELSENS / HELSINGFORS STADSTEATER JOBBSÖKANDE REGISTER SEKRETESSPOLICY

Skapandedatum 2019-10-23

1. DATAKONTROLLER
Helsingfors teaterstiftelse / Helsingfors stadsteater
Företags-ID: 0116521-0
Adress: Ensi linja 2, 00530 Helsingfors
Telefon: (09) 39401 (växel)
Kontaktperson: Minna Santavuori, [javascript protected email address]

2. NAMN PÅ REGISTRET
Helsingfors stadsteaters register över arbetssökande (hädanefter kallat Register).

3. SYFTE OCH GRUND FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Behandlingen av personuppgifter baseras på den ansvariges legitima intresse, vilket bygger på en objektiv koppling mellan den ansvarige och den registrerade när den registrerade ansöker om den som ansöker om den personuppgiftsansvariges tjänst.

Behandlingen av personuppgifter baseras också delvis på efterlevnad av en juridisk skyldighet i den mån att den ansvarige behandlar personuppgifter för att uppfylla arbetsgivarens lagstadgade skyldigheter.

Personuppgifter kan också behandlas på grundval av samtycke i den utsträckning lagen kräver, till exempel i den mån personuppgifter samlas in från andra parter än den som är den själva.

Personuppgifter behandlas för att ta emot och behandla jobbansökningar, genomföra och hantera möjliga rekryteringsåtgärder samt för kommunikation relaterad till jobbsökande och rekrytering.

4. REGISTERETS DATAINNEHÅLL
Jobbsökanderegistret innehåller personuppgifter om personer som har ansökt om Controllerns tjänst.

Följande personuppgifter kan behandlas i registret:

• Namn och kontaktinformation (t.ex. telefonnummer, e-postadress, hemadress, postnummer, stad)
• Jobbet du söker
• Utbildningsinformation (t.ex. namn på utbildningsinstitutionen, examenstitel och studielängd)
• Arbetslivserfarenhetsdata (inklusive arbetsgivarinformation, jobbtitel och anställningstid)
• annan information som arbetssökanden lämnar i sin ansökan och sitt CV, såsom information om deras färdigheter, egenskaper, hobbyer eller färdigheter.

Som regel samlar den ansvarige in personuppgifter direkt från de berörda på basis av ansökningar från de som skickats in. I den utsträckning lagen tillåter kan dataansvarig även erhålla information om de registrerade från andra källor. Personuppgifter kan också samlas in från referenser som rapporterats av den aktuella personen.

Om data samlas in från andra källor än den Registrerade själv, kommer dataansvarig som regel alltid att be om den Registrerades samtycke. Genom att lämna in en jobbansökan ger den registrerade tillståndet att samla in data från profilen som publicerats för professionella ändamål i den mån datainsamlingen är nödvändig och relaterad till arbetsuppgiftens prestation, med hänsyn till det aktuella jobbet.

5. UTLÄMNANDE OCH ÖVERFÖRING AV DATA
Data i registret kommer inte att lämnas ut till tredje part eller överföras utanför EU eller EES, om inte den registrerades samtycke har begärts separat och erhållits för utlämnande och överföring av data. Personuppgifter lämnas dock ut inom de gränser som krävs enligt gällande lagstiftning vid den tiden.

6. PRINCIPER FÖR REGISTERSKYDD
Vid hantering av personuppgifter följer den ansvarige de skyldigheter om due diligence och skydd som fastställts i lag samt goda datahanteringsrutiner. Endast de anställda hos den ansvarige vars arbetsuppgifter kräver behandling av personuppgifter har rätt att använda databaser med personuppgifter. Personuppgifter lagras i system som skyddas av brandväggar, lösenord och andra nödvändiga tekniska och organisatoriska medel som i allmänhet är acceptabla inom informationssäkerhet vid varje given tidpunkt. Manuellt underhållna material finns i lokaler som är blockerade från obehörig åtkomst.

7. REGISTRERADES RÄTTIGHETER
Den registrerade har rätt att granska de data som lagras i personregistert och rätt att begära rättelse av felaktiga, onödiga, ofullständiga och föråldrade uppgifter samt radering av data. I den mån behandlingen av personuppgifter baseras på samtycke från den Registrerade har den Registrerade rätt att dra tillbaka det givna samtycket.

Om den Registrerade vill utöva sina rättigheter eller har några frågor om denna integritetspolicy eller behandlingen av sina personuppgifter, vänligen kontakta dataansvarig via e-post på [javascript protected email address].

I enlighet med GDPR har den registrerade personen rätt att lämna in ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet om den dataansvarige inte har följt tillämpliga dataskyddsregler ([javascript protected email address]) i sin verksamhet.

8. LAGRINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER
De insamlade uppgifterna i registret lagras endast så länge och i den utsträckning som är nödvändig på grund av syftet med vilka personuppgifterna används. Som regel kan datan användas i sex (6) månader för jobbsökande. Lagen kan kräva att data förvaras i ett (1) år från rekryteringsbeslutet (t.ex. vid diskriminering). Datan kommer att förstöras inom senast två (2) år. Målet är dock alltid att radera föråldrad och onödig personlig data utan onödiga dröjsmål.

Om den registrerade blir anställd hos den personuppgiftsansvarige kommer de uppgifter som tillhandahålls av den som arbetssökande och som är relaterade till jobbsökandet att lagras som en del av den personansvariges personalprofil i enlighet med integritetspolicyn gällande dataansvarigs anställdas uppgifter.