Työnhakijarekisterin tietosuoja

HELSINGIN TEATTERISÄÄTIÖN / HELSINGIN KAUPUNGINTEATTERIN TYÖNHAKIJAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivä 23.10.2019

 

1.REKISTERINPITÄJÄ
Helsingin teatterisäätiö / Helsingin Kaupunginteatteri
Y-tunnus: 0116521-0
Osoite: Ensi linja 2, 00530 Helsinki
Puhelin: (09) 39401 (vaihde)
Yhteyshenkilö: Minna Santavuori, [javascript protected email address]

2. REKISTERIN NIMI
Helsingin Kaupunginteatterin työnhakijarekisteri (jäljempänä Rekisteri).

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN PERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen Rekisteröidyn hakiessa Rekisterinpitäjän työpaikkaa.

Henkilötietojen käsittely perustuu osittain myös lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen siltä osin, kuin Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja työnantajan lakisääteisten velvoitteiden suorittamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää esimerkiksi siltä osin kuin henkilötietoja kerätään muilta kuin Rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, mahdollisten rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi sekä työnhakuun ja rekrytointiin liittyvään yhteydenpitoon.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Työnhakijarekisteri sisältää henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat hakeneet Rekisterinpitäjän työpaikkaa.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot (muun muassa puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite, postinumero, postitoimipaikka)
• haettava työpaikka
• koulutustiedot (muun muassa oppilaitoksen nimi, tutkintonimike ja opintojen kesto)
• työkokemustiedot (muun muassa työnantajatiedot, tehtävänimike ja työsuhteen kesto)
• työnhakijan itsensä muut hakemuksessaan ja ansioluettelossaan antamat tiedot, kuten tiedot hänen osaamisestaan, ominaisuuksistaan, harrastuksistaan tai taidoistaan.

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja lähtökohtaisesti suoraan rekisteröidyiltä heidän itsensä lähettämien hakemusten perusteella. Rekisterinpitäjä voi lain sallimissa rajoissa saada Rekisteröidyistä tietoja myös muista lähteistä. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

Mikäli tietoja kerätään muista lähteistä kuin Rekisteröidyltä itseltään, Rekisterinpitäjä pyytää siihen lähtökohtaisesti aina Rekisteröidyn suostumuksen. Jättämällä työhakemuksen Rekisteröity antaa luvan kerätä tietoja hänen ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa, kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen kyseessä oleva työtehtävä huomioiden.

5. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei tietojen luovuttamiseen ja siirtämiseen ole erikseen pyydetty ja saatu Rekisteröidyn suostumusta. Henkilötietoja luovutetaan kuitenkin kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa.

6. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Rekisterinpitäjän työntekijät, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojen oikaisua sekä tiedon poistamista. Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on Rekisteröidyllä oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Mikäli Rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai hänellä on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojensa käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä Rekisterinpitäjään osoitteeseen [javascript protected email address].

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä ([javascript protected email address]).

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää kuuden (6) kuukauden ajan työnhakuun. Laki voi edellyttää tietojen säilyttämistä yhden (1) vuoden ajan työhönottopäätöksestä (esim. syrjintätilanne). Tiedot tuhotaan viimeistään kahden (2) vuoden kuluessa. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.

Mikäli Rekisteröidystä tulee Rekisterinpitäjän työntekijä, hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietojaan säilytetään osana hänen henkilöstöprofiiliaan Rekisterinpitäjän työntekijöiden tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.