Ekonomi- och förvaltningsavdelningen

Till ekonomi- och förvaltningsavdelningens centrala uppgifter hör bland annat fakturahantering, betalningar, stödfunktioner, rapportering och personaladministration. På avdelningen arbetar en ekonomi- och förvaltningsdirektör, ekonomichef, förvaltningskoordinator, bokförare, ekonomiplanerare och två HR- och löneexperter.

På teatern är personalens välbefinnande A och O

Helsingfors Stadsteaters ekonomi- och förvaltningsavdelning tar hand om allt som rör ekonomi och personal. Avdelningen hanterar alla in- och utbetalningar, från redovisningen av biljettintäkter till olika anskaffningar och löneutbetalningar. Dessutom ser avdelningen till att personalen mår bra.

Det finns alltså gott om arbete. En gång i veckan samlas alla på avdelningen till ett veckomöte för att gå igenom den kommande veckans arbetsuppgifter, dela information och utbyta tankar.

Medarbetarna i teamet har ett nära samarbete och stöder varandra med sin sakkunskap.

Löneräkning av många olika slag

Helsingfors Stadsteaters sex scener och cirka 15 premiärer per år sysselsätter ett stort antal människor inom olika yrkesområden.

För HR- och löneexperten Karoliina Luukkonen märks mångfalden bland de anställda genom de många olika kollektivavtalen. Luukkonen ansvarar för löneräkningen för timanställda, gästande medarbetare och musiker.

”Inom löneräkningen måste man vara noggrann när de anställda representerar så många olika yrkesområden. Här finns kostymörer, skådespelare, musiker och metallarbetare, och alla har sina egna kollektivavtal”, berättar Luukkonen.

Löneutbetalningen kräver mycket utredningsarbete, eftersom uppgifterna ofta når Luukkonen bit för bit. Först kommer anställningsavtalet från en person, sedan personuppgiftsblanketten från en annan, och senare kan ytterligare någon detalj behöva förtydligas och diskuteras.

I ett stort hus varierar rutinerna för rapportering av löneuppgifter mellan avdelningar och personer. Den allmänna praxisen är att löneuppgifterna registreras i Theatron-systemet, men när löneräkningen närmar sig kan handskrivna papperslappar börja dyka upp på Luukkonens skrivbord.

”Ibland kommer någon till kontoret med ett rutigt papper där personens namn och arbetade timmar har skrivits ner”, berättar Luukkonen.

När löneräkningen närmar sig kan tidspressen ibland öka och arbetsuppgifterna hopa sig. Då går det inte att stänga dörren eller slå av telefonen. ”När man räknar löner måste man vara lite av en kameleont och kunna göra många olika saker under en och samma dag”, berättar Luukkonen.

Välbefinnandet i första rummet

Ibland måste man vara flexibel och tänja på gränserna, men arbetsgivaren är också flexibel. ”Det är viktigt att människor orkar och mår bra, så att alla tycker att det känns trevligt att komma hit”, säger Luukkonen. Inom personaladministrationen arbetar hon för att Helsingfors Stadsteater ska vara en så bra arbetsplats som möjligt.

Arbetslivet kan ibland vara tungt, och på teatern innebär de oregelbundna arbetstiderna en extra belastning. Därför samarbetar man nära med företagshälsovården, håller möten och funderar på hur personalen kan hålla sig så frisk som möjligt.

”Företagets motto är att det ska vara lätt att anlita företagshälsovårdens tjänster”, berättar Luukkonen. Det innebär att man tar hand om varandra och reagerar om en arbetskamrat verkar utmattad eller om någon utsätts för osakligt bemötande.

Till Luukkonens arbetsuppgifter hör också olycksfall i arbetet. Om en skådespelare skadar vristen under en repetition träffar Luukkonen den skadade och diskuterar vad som hände och vad olyckan berodde på. Alla olycksfall följs upp, och man funderar på vad som kunde göras bättre för att skador ska inträffa så sällan som möjligt.

Kolla in teaterns repertoar