Till ekonomi- och förvaltningsavdelningens centrala uppgifter hör bland annat fakturahantering, betalningar, stödfunktioner, rapportering och personaladministration. På avdelningen arbetar en ekonomi- och förvaltningsdirektör, ekonomichef, förvaltningskoordinator, bokförare, ekonomiplanerare och två HR- och löneexperter.
På teatern är personalens välbefinnande A och O
Ekonomi- och förvaltningsavdelningen vid Helsingin Kaupunginteatteri sköter allt som har med ekonomi och personal att göra. Avdelningen hanterar alla in- och utbetalningar, från redovisning av biljettintäkter till olika anskaffningar och löneutbetalningar. Dessutom ser avdelningen till att personalen mår bra.
Det finns alltså gott om arbete. En gång i veckan samlas alla på avdelningen till ett veckomöte där de går igenom den kommande veckans arbetsuppgifter, delar information och utbyter tankar.
Medarbetarna i teamet samarbetar nära och stöder varandra med sin sakkunskap.
Mångsidig löneräkning
De sex scenerna och omkring 15 årliga premiärerna vid Helsingin Kaupunginteatteri sysselsätter ett enormt antal människor inom olika yrkesområden.
För HR- och löneexperten Karoliina Luukkonen märks personalens mångfald i de många olika kollektivavtal som ska följas. Luukkonen sköter löneräkningen för timanställda, gästande artister och musiker.
”Man måste vara noggrann med löneräkningen när de anställda representerar så många olika yrkesområden. Här finns kostymörer, skådespelare, musiker och metallarbetare, och alla har sina egna kollektivavtal”, berättar Luukkonen.
Löneutbetalningen kräver mycket utredningsarbete, eftersom uppgifterna ofta når Luukkonen bit för bit. Först kommer arbetsavtalet från en person, sedan personuppgiftsblanketten från en annan, och senare kan någon tredje detalj behöva preciseras och diskuteras.
I ett stort hus varierar rutinerna för rapportering av löneuppgifter mellan olika avdelningar och personer. Den allmänna praxisen är att löneuppgifterna registreras i Theatron-systemet, men när löneräkningen närmar sig kan handskrivna papperslappar plötsligt dyka upp på Luukkonens skrivbord.
”Ibland kommer någon till kontoret med ett rutat papper där personens namn och arbetade timmar står antecknade”, berättar Luukkonen.
När löneräkningen närmar sig kan tidspressen ibland öka och arbetsuppgifterna hopa sig. Då går det inte att stänga dörren eller slå av telefonen. ”När man räknar löner måste man vara lite av en kameleont och kunna göra många olika saker under samma dag”, berättar Luukkonen.
Välbefinnandet i första rummet
Ibland måste man tänja på gränserna och vara flexibel, men arbetsgivaren är också flexibel. ”Det är viktigt att människor orkar och mår bra, så att alla tycker att det känns trevligt att komma hit”, säger Luukkonen. Inom personaladministrationen arbetar hon för att Helsingin Kaupunginteatteri ska vara en så bra arbetsplats som möjligt.
Arbetslivet kan ibland vara tungt, och på teatern bidrar de oregelbundna arbetstiderna med sina egna utmaningar. Därför samarbetar man nära med företagshälsovården, håller möten och funderar på hur personalen kan hålla sig så frisk som möjligt.
”Vår devis är att företagshälsovårdens tjänster ska vara lättillgängliga”, berättar Luukkonen. Det betyder att man tar hand om varandra och reagerar om en kollega verkar utmattad eller om någon utsätts för osakligt bemötande.
Till Luukkonens ansvarsområden hör också olycksfall i arbetet. Om en skådespelare skadar vristen under en repetition träffar Luukkonen den skadade och diskuterar vad som hände och vad som orsakade olyckan. Alla olycksfall följs upp, och man funderar på vad som kunde göras bättre för att skador ska inträffa så sällan som möjligt.
