Talous- ja hallinto-osaston keskeisiin tehtäviin kuuluu mm. laskujen kierrätys, maksut, tukitoimet, raportointi ja henkilöstöhallinto. Talousosastolla työskentelevät talouspäällikkö, tapahtumakoordinaattori, hallintokoordinaattori, kirjanpitäjä, taloussuunnittelija ja kaksi HR- ja palkka-asiantuntijaa. Esityksiin liittyvää arkistomateriaalia koko teatterin historian ajalta hallinnoi arkistonhoitaja. Hänen tehtäviinsä kuuluu myös mm. taiteellisen henkilökunnan työhistorian ylläpito, sekä esitysten videointi arkistoa varten ja vanhojen tallenteiden digitointi. Lisäksi osastoon kuuluu teatterin keskus, jossa työskentelevät keskuksen hoitaja ja puhelinvaihteenhoitaja-vahtimestari.
Teatterissa henkilöstön hyvinvointi on kaikki kaikessa
Helsingin Kaupunginteatterin talous- ja halllinto-osasto huolehtii kaikesta, mikä liittyy rahaan ja henkilöstöön. Osasto pyörittää sisään tulevan ja lähtevän rahan aina lipunmyynnin tilityksistä erinäisiin hankintoihin ja palkanmaksuun. Lisäksi osasto pitää huolen henkilöstön hyvinvoinnista.
Tekemistä siis riittää. Kerran viikossa osaston kaikki työntekijät kokoontuvat viikkopalaveriin, jossa käydään läpi tulevan viikon työtehtäviä, jaetaan tietoa ja vaihdetaan ajatuksia.
Tiimin uusimmat työntekijät Sari Passila ja Karoliina Luukkonen tekevät keskenään tiivistä yhteistyötä ja tukevat toisiaan omalla asiantuntijaosaamisellaan. ”Monta ongelmaa on saatu ratkottua, kun toinen meistä on palkkapuolen ja toinen kirjanpidon asiantuntija”, kirjanpitäjä Passila kertoo.
Passilan yhtenä työtehtävänä on ostolaskujen käsittely, mikä on hänelle mieleinen osa työnkuvaa, sillä niiden kautta saa olla yhteydessä talon muuhun henkilökuntaan. ”Kirjanpitäjälle ihmiset jäävät usein hämäriksi, kun ei ole suoraa yhteyttä talon väkeen. Ostolaskujen kautta hahmottaa kuka ostaa mitäkin, kulurakenne ja osastot selkeytyvät ja selvittelyjen yhteydessä tulee pikkuhiljaa ihmisetkin tutuiksi”, Passila kertoo.
”Ostolaskuilla näkee myös erikoisia hankintoja, joiden käyttötarkoitus ei heti avaudu vaan ihmettelee, että mihin ihmeeseen tätä oikein tarvitaan, kunnes selviää että Pieneen Merenneitoon tarvitaan usvaa lavalle.”
Monenlaista palkanlaskentaa
Helsingin Kaupunginteatterin kuusi näyttämöä ja noin 15 vuosittaista ensi-iltaa työllistävät valtavan määrän ihmisiä eri aloilta.
Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskijan asiantuntija Karoliina Luukkoselle työntekijöiden moninaisuus näkyy monien eri alojen työehtosopimuksina. Luukkonen huolehtii tuntipalkkalaisten, vierailijoiden ja muusikoiden palkanlaskennasta.
”Palkanlaskennassa täytyy olla tarkkana, kun työntekijöitä on monilta eri aloilta. On puvustajaa, näyttelijää, muusikkoa, metallimiestä, ja kaikille on omat TES:insä”, Luukkonen kertoo.
Palkkojen maksuun kuuluu paljon selvitystyötä, sillä usein tiedot saapuvat Luukkoselle ripotellen. Ensin yhdeltä henkilöltä tulee työsopimus, toiselta henkilötietolomake ja myöhemmin jokin kolmas kohta tarvitsee tarkennusta ja keskustelua.
Isossa talossa palkkojen ilmoittamisen käytännöt vaihtelevat osastojen ja henkilöiden välillä. Yleisenä käytäntönä on, että palkkatiedot ilmoitetaan Theatron-järjestelmään, mutta kun palkanlaskenta lähenee, saattaa Luukkosen työpöydälle ilmestyä käsinkirjoitettuja paperilappuja.
”Välillä joku tuo toimistoon ruutupaperin, johon on kirjoitettu henkilön nimi ja tehdyt työtunnit”, Luukkonen kertoo.
Joskus palkanlaskun lähentyessä saattavat aikataulukiireet kasvaa ja työt kasaantua. Ovea ei voi silloin laittaa kiinni, eikä puhelinta sulkea. ”Kun lasket palkkoja, niin täytyy olla vähän kameleontti ja pystyä tehdä monta asiaa saman päivän aikana”, Luukkonen kertoo.
Hyvinvointi etusijalla
Välillä täytyy venyä ja joustaa, mutta niin joustaa myös työnantaja. ”Ihmisten jaksaminen ja hyvinvointi on tärkeää niin, että jokaisella on mukava tulla tänne”, Luukkonen sanoo. Hän tekee henkilöstöhallinnon puolella töitä sen eteen, että Helsingin Kaupunginteatteri olisi mahdollisimman hyvä työpaikka.
Työelämä on toisinaan rankkaa, ja teatterissa oman lisänsä tuovat epäsäännölliset työajat. Siksi työterveyshuollon kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä, pidetään palavereja ja pohditaan, miten henkilökunta pysyisi mahdollisimman terveinä.
”Firman mottona on, että työterveyden palvelut ovat käytettävissä myös matalalla kynnyksellä”, Luukkonen kertoo. Tämä tarkoittaa, että huolehditaan toisista ja kiinnitetään huomiota, jos työkaveri vaikuttaa uupuneelta tai joku kohtaa epäasiallista kohtelua.
Luukkosen tehtäväpalettiin kuuluvat myös työtapaturmat. Jos näyttelijältä menee nilkka harjoituksissa, Luukkonen kohtaa loukkaantuneen henkilön ja keskustelee, mitä tapahtui ja mistä tapaturma johtui. Kaikkiin tapaturmiin puututaan ja mietitään, mitä voitaisiin tehdä paremmin, jotta loukkaantumisia sattuisi mahdollisimman harvoin.
Kohti uutta
Luukkonen ja Passila aloittivat työt Helsingin Kaupunginteatterilla alle puoli vuotta sitten. Alku on mennyt uusiin työtehtäviin ja -yhteisöön tutustuessa ja totutellessa. Molemmat odottavat, että oppivat vielä lisää, hahmottavat ja ymmärtävät kokonaisuuden paremmin.
”Kirjanpitopuolella on tärkeä ymmärtää, mikä vaikuttaa mihinkin. Parissa kuukaudessa olen päässyt kiinni vasta murto-osaan. Nyt puuttuu historia ja yhteydet, eikä välttämättä ole selvää, miksi joku asia tehdään niin kuin tehdään. Odotan syvällisempää tietoa kaikesta”, Passila kertoo.
Motivaatiota mennä eteenpäin tuovat myös pienet, jaetut onnistumisen hetket. ”Pieniä arkielämän iloja on, kun on saanut vaikean asian selvitettyä ja joltain kollegalta tulee yläfemma tai joku pieni viesti, että hyvin hoidettu”, Luukkonen kertoo.
Julkaistu syksyllä 2020
