Saavutettavuustyökalut

Helsingin Kaupunginteatteri

Talousosasto

Talousosaston keskeisiin tehtäviin kuuluu mm. laskujen kierrätys, maksut, tukitoimet, raportointi ja henkilöstöhallinto. Talousosastolla työskentelevät talouspäällikkö, hallintoassistentti, toimistosihteeri, kirjanpitäjä- ja maksuliikenteenhoitaja, taloussihteeri ja kaksi palkkasihteeriä. Esityksiin liittyvää arkistomateriaalia koko teatterin historian ajalta hallinnoi arkistonhoitaja. Hänen tehtäviinsä kuuluu myös mm. taiteellisen henkilökunnan työhistorian ylläpito, sekä esitysten videointi arkistoa varten ja vanhojen tallenteiden digitointi. Lisäksi osastoon kuuluu teatterin keskus, jossa työskentelevät henkilökunnan vahtimestari ja puhelinkeskuksen hoitajat.

Teatterissa henkilöstön hyvinvointi on kaikki kaikessa

Helsingin Kaupunginteatterin talousosasto pitää monella tapaa huolta, että teatterin ja sen työntekijöiden arki pyörii kuten pitäisi. Työntekijät tulevat tänne, jos eivät tiedä kehen pitäisi olla yhteydessä. Tätä kautta kulkee erinäisiin hankintoihin käytettävät rahat Täällä käydään yhteistyössä osaston esimiesten kanssa läpi tulevien tuotantojen budjetit ja jälkikäteen analysoidaan miten onnistuttiin. Ja tietenkin leivotaan teatterin parhaat kakut!

”Tämä on kuin oma pieni kaupunki”, kuvailee talousosaston esimies Sari Aarnio teatteria. ”Onhan se poikkeuksellista, että teemme niin paljon asioita itse näiden seinien sisällä. Täällä on valtava määrä erilaisia osastoja, joista jokainen tekee vähän omanlaistaan työtä ja omalla rytmillään.”

”Onhan tämä henkilöstövaltainen ala. Mutteritehtaassa olisi varmasti erilaista!”

Aarnion vieressä kirjanpitäjä Outi Ruohonen ja palkanlaskija Riitta Bergman nyökyttelevät. Talousosaston keskeisiin tehtäviin kuuluu mm. laskujen kierrätys, maksut, tukitoimet, raportointi ja henkilöstöhallinto. Kaikki ovat samaa mieltä myös siitä, että vaikka taloudenpidon näkökulmasta teatteriin pätee samat lainalaisuudet kuin mihin tahansa yritykseen tai yhteisöön, tekeminen teatterissa painottuu poikkeuksellisen paljon ihmisiin.

”Onhan tämä henkilöstövaltainen ala. Mutteritehtaassa olisi varmasti erilaista!”, Aarnio pohtii.

Sari Aarnio, Outi Ruohonen ja Riitta Bergman, kuva: Henriikka Koskenniemi

Henkilöstövaltaisuus näkyy myös esitysten budjeteissa: suurin osa suunnittelusta on sen laskemista, paljonko ihmisvoimaa tuotantoon tarvitaan. Ja sitähän tarvitaan.

”Näytelmän tekemiseen tarvitaan ihan hirveästi ihmisiä, jotka eivät näy yleisölle. Itseasiassa se, mitä yleisölle näkyy – näyttämö ja katsomo – on vain pieni osa teatteria.”

Teatterissa myös yhden ihmisen poissaolo on potentiaalisesti hyvinkin vaikeasti paikattava asia, jolla saattaa olla suuria vaikutuksia satojen ihmisten elämään.

”Jos mietitään työterveyttä, niin lääkärin on ymmärrettävä vähän tätä teatterin luonnetta. Hänen pitää pystyä punnitsemaan, milloin on tehtävä se päätös, että esiintyjä ei voi nousta lavalle ja koko esitys perutaan Suurella näyttämöllä, joka vetää 900 ihmisen yleisön.”

Niin ei onneksi ole jouduttu juurikaan tekemään.

Ruohonen painottaa, että tämän takia nähdään paljon vaivaa sen eteen, että ihmiset pysyvät kunnossa. ”Ja kaikkihan haluavat olla kunnossa. He ovat todella sitoutuneita työhönsä. Ennemmin se on niin, että joku muu joutuu sanomaan työntekijälle, että nyt täytyy levätä!”

Yhteisöllisyys

”Oma pieni kaupunki” -vertaus on sikälikin osuva, että poikkeuksellisista työajoista johtuen, teatteri järjestää mm. liikuntamahdollisuuksia omissa tiloissaan työntekijöilleen, joihin heidän on helpompi osallistua.

”Monet tekevät kuusipäiväistä viikkoa. Esiintyjillä työaika on yleensä kaksiosainen: heillä on harjoituksia klo 11-15 ja sitten myöhemmin iltaharjoitukset tai -näytös”, Aarnio kertoo.

Kun työajat ovat mitä ovat, saattaa yhteydenpito omiin ystäviin välillä olla haastavaa. Teatteriyhteisöstä tulee oma perhe ja yhteisöllisyys nousee tärkeäksi asiaksi.

”Kyllähän tämä on monille vähän elämäntapa. Me yritämme miettiä, miten myös talon eri osastot saisi hitsautumaan vielä paremmin yhteen”, Aarnio sanoo. ”Luontaisia kohtaamisia ihmisten välillä pitäisi saada luotua enemmän. Viime syksynä meillä oli avoimet ovat -tapahtuma, joka oli todella onnistunut! Siellä päästiin tekemään yhdessä osastojen välillä asioita.”

”Erityisen hienoa se oli meille, koska me toimimme aina vähän täällä piilossa”, lisää Ruohonen. ”Meillä kun ei ole mitään omaa esitettävää. Kukaan ei halua kuulla meitä!”, naiset nauravat

Budjetti

Kun talossa on yhteensä noin 300 ihmistä töissä, on tiedonkulun toimittava tehokkaasti. Talousosasto tekee tiiviisti työtä eri osastojen esimiesten kanssa, joiden kautta viestit kulkevat eteenpäin kaikille työntekijöille.

”Osastoilla on omat viikkopalaverinsa, joissa tieto välitetään. Suullisesti emme suoraan voi mitenkään tavoittaa kaikkia ihmisiä. Siksi meillä on intranet.”

Budjetoinnin osalta yhteistyö tuottajien kanssa on keskeistä. Heillä on hyvä käsitys esitysten vaatimuksista ja kuluarvioista.

”Tulopuoli onkin sitten vaikeampi arvioida ja aina asiat eivät mene niin kuin on suunniteltu”, Aarnio sanoo.

”Välillä oikein harmittaa, kun on todella hyviä esityksiä, mutta yleisö ei vaan löydä niitä.”

Jokaisella Helsingin Kaupunginteatterin näyttämöllä on budjettien osalta muodostunut oma suuruusluokkansa ja odotuksensa, joiden valossa tehtäviä ratkaisuja arvioidaan. Suunnittelu lähtee jo ohjelmistovalinnoista: isoille näyttämöille pitäisi löytää takuuvarmat hitit, pienemmillä voidaan kokeilla rohkeammin. Ennustettavuudessa auttaa ryhmä teatteriasiamiehiä, jotka antavat oman arvionsa siitä, miten esitys tullaan vastaanottamaan.

”Heille esitellään suunnitelmat tulevasta tuotannosta ja toistaiseksi ennusteet ovat pitäneet aika hyvin kutinsa. Ne tuotannot, mitkä heidän huomionsa ovat saaneet, ovat yleensä olleet myös suuren yleisön mieleen”, Aarnio kertoo.

Tuotannon jälkeen luvut käydään läpi budjettiryhmässä ja yhdessä pohditaan syitä sille, miksi esitys oli menestys tai toisaalta miksi yleisöä ei käynyt toivotulla tavalla.

”Välillä oikein harmittaa, kun on todella hyviä esityksiä, mutta yleisö ei vaan löydä niitä.”

Vaikka arki se on arki teatterin talousosastollakin ja välillä on päiviin mahtuu haastavia hetkiä, uutta intoa löytyy aina, kun näkee jälleen yhden upean tuotannon valmiina teatterin näyttämöllä.

”Tulee sellainen fiilis, että hei, tämän takia me täällä olemme!”, Aarnio kertoo. ”Vaikka tässä talousasioita pyöritelläänkin, niin onhan se ihan eri asia, kun lopputuotos on sellainen mistä itsekin nauttii. Jos näitä hommia tekisi jossain tehdasympäristössä, niin olisihan se ihan eri.”

”Kukaan ei laulaisi kesken päivän!”, Ruohonen huudahtaa ja naiset nauravat iloisesti.

Ja ne kakut…

Teatterin käytävillä kävellessä usean ihmisen suusta kuulee, että talousosastolla leivotaan myös taivaallisen hyviä kakkuja. Pitääkö tämä paikkaansa?

”Kyllä!”, sanovat Ruohonen ja Bergman kuin yhdestä suusta ja osoittavat Aarniota.

”Sari on kakkumestari. Konditoriasta saa vähän huonompia.”

”Niin, minä olen innokas kotileipuri…”, Aarnio ehtii aloittaa.

”Ja valokuvaaja, ja puutarhuri, ja ja ja…”, Ruohonen nauraa. ”Ja väittää vielä ehtivänsä tehdä töitä lisäksi.”

”Täällä on ollut hyvä koeyleisö. Kotona ollaan jo kyllästytty”, Aarnio selittää.

”Mutta kun välillä riittäisi se yksikin kakku, ettei tarvitsisi kolmea erilaista tehdä!”, Ruohonen huokaa.

Ja taas nauretaan.

Tutustu teatterin ohjelmistoon

Talousosasto

Muut osastot

Palaa Backstagen etusivulle